De coördinatie van vrijwilligers kan gebeuren door een fulltime vrijwilligerscoördinator of door een leraar die er voldoende tijd voor heeft. Sommige leraars verkiezen echter dat de coördinatie door een onafhankelijke derde partij gebeurt, die extra steun kan bieden en de verantwoordelijkheid draagt.

 

Koppeling vrijwilligers en activiteiten

Het toewijzen van een nieuwe vrijwilliger aan een activiteit of taak hangt af van hun interesses (wat willen ze doen) en van hun beschikbaarheid (wanneer en hoe vaak hebben ze tijd). Ervaring en skills spelen hier ook een rol. 

 

Individuele begeleiding

Als de vrijwilliger interesse heeft om een vluchteling individueel te helpen, is het wenselijk dat zij/hij ervaring heeft (misschien heeft zij/hij het al gedaan of zij/hij heeft deelgenomen aan een conversatieclub), want zij/hij staat er alleen voor met de student. Persoonlijke factoren kunnen ook van belang zijn bij een goede match, vooral als de vrijwilliger van dichtbij met mensen werkt. Het geslacht, de religie, de leeftijd, de interesses, de studies en de werkervaring spelen wellicht ook een rol. De volgende stap is een gesprek met de vrijwilliger, de vrijwilligerscoördinator en de student. De vrijwilliger wordt voorgesteld aan de student en de structuur en basisregels of principes voor de komende ontmoetingen worden uit de doeken gedaan. 

 

Hulp in de klas

Als de nieuwe vrijwilliger interesse heeft om in de klas te helpen, dan is de match tussen hem en de leraar belangrijk, want zij zullen nauw samenwerken.

Het gebruik van een vrijwilliger in de klas hangt altijd af van wat de leraar wil. Het begint met de vraag van de leraar aan de coördinator naar een vrijwilliger of de leraar is gewonnen voor het idee. De coördinator heeft dan zo veel mogelijk informatie nodig van de leraar over de klas (dag, tijd, niveau, rol van de vrijwilliger). De coördinator gaat dan op zoek naar een geschikte vrijwilliger die beschikbaar is.

Als een mogelijke klas gevonden is, organiseert de coördinator een eerste gesprek tussen de vrijwilliger en de leraar. 

 

Jobclubs en conversatieclubs 

Voor vrijwilligers die interesse hebben voor jobclubs, is het wenselijk dat je mensen vindt die de arbeidsmarkt goed kennen en weten hoe je moet solliciteren.

Voor job- en conversatieclubs is het aan te raden om met een gevarieerde groep van vrijwilligers te werken (op het gebied van geslacht, leeftijd, werkervaring) om een gevarieerd publiek te bereiken.

 

Geen relevante kansen

Als een match niet mogelijk is omdat er zich een andere geschikte kandidaat aandient, is het wenselijk dat de coördinator in contact blijft met de toekomstige vrijwilliger, want het is best mogelijk dat ze beschikbaar zijn als er zich een nieuwe kans aanbiedt. Het is daarom belangrijk dat de coördinator zo veel mogelijk dingen noteert over de vrijwilliger, zodat hij weet wie hij moet contacteren als er opnieuw iemand nodig is.

Denk na over welke gegevens je dient te verzamelen over de nieuwe vrijwilliger, hoe je ze opslaat en hoe je ze kunt raadplegen. Naast de persoonlijke gegevens en de achtergrondinformatie, die je tijdens de rekrutering verzameld hebt, dien je ook te noteren welke vrijwilligers actief zijn in je organisatie. Welke taak doet de vrijwilliger, op welke dag en welk tijdstip? Een overzicht van alle vrijwilligers die komen en gaan is belangrijk voor de organisatie, de verantwoordelijkheid en om alle vrijwilligers te contacteren.

 

Leraars helpen

Er zijn misschien leraars die al met vrijwilligers gewerkt hebben. Zij hebben minder hulp nodig. Maar er zijn misschien ook leraars die met een vrijwilliger willen werken, maar niet goed weten hoe ze ermee moeten beginnen. Hier is de steun van de vrijwilligerscoördinator bijzonder belangrijk. Je kunt de leraar ook verwijzen naar de Toolkit voor leraars waarin richtlijnen staan en activiteiten waarbij vrijwilligers goed van pas komen.

 

Wil je meer weten over dit onderwerp?

Download de volledige toolkit voor organisaties als pdf